Gli incontri  si svolgono  su prenotazione durante l'anno scolastico tra le 9,00 e le 12,00 .

La durata è di un'ora e mezza circa.

L'organizzazione del trasporto è a cura della scuola .
 
Per la migliore riuscita delle iniziative si accettano solo un massimo di circa 25 bambini alla volta .
Durante le visite, i bambini possono iscriversi al servizio di prestito.

In questo caso è necessaria per ognuno di loro l'autorizzazione dei genitori, da concedere compilando un apposito modulo per il prestito da restituire in biblioteca compilato, qualche giorno prima dell'incontro.

La scelta delle attività che la Biblioteca dei Ragazzi propone  sarà concordata tra le bibliotecarie e i singoli insegnanti. 

Nella sezione "Allegati" è possibile scaricare il modulo per il prestito da restituire compilato alla biblioteca qualche giorno prima dell'incontro.